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中英簡報差很大!專家教你這幾招 小心情境盲區

中英簡報差很大!專家教你這幾招 小心情境盲區
隨著科技的進步,不斷有新的應用程式問世,不同的簡報軟硬體都可以讓你的報告發揮出不同的風格。(照片提供/English Career)

簡報能力作為行銷說服的一環,一直是許多上班族十分重視的一項能力。舉凡在簡報中利用說故事方式吸引人進入主題、利用簡易數據圖表說明,又或是緊扣「三」的魔術數字,最多講三個重點,都是實務上常用的技巧。不過,科技隨時進步,新的應用隨時問世,現階段又有哪些實用的簡報軟硬體可以拿來應用呢?

風格化X 互動性X 連結實物

目前除了許多人熟知的微軟PowerPoint與蘋果電腦的簡報軟體Keynote外,網路上還可以找到許多簡報相關的應用軟體,有些以風格見稱,如簡報形式超越直線思考的Prezi,簡報時,畫面可能移轉、縮放,動態流暢,適合以說故事的方式進行簡報。

有些強調即時互動即時分享,像是Google簡報,因為雲端作業的特性,只要提供簡報網址就能輕易分享,且雲端同步更新,能確保共享的簡報永遠是最新版本。而內建的「觀眾問答工具」功能,能讓觀眾到線上進行提問、投票,讓發表人進一步了解觀眾的需求。而看好線上提問、投票需求,sli.do網站選擇不加入簡報軟體戰局,改提供線上提問、投票服務項目,只要發表者預先在sli.do網頁上建立好「事件」(event),再提供觀眾對應的代碼,如此觀眾只要進入sli.do網頁,輸入代碼,就能輕鬆在線上提問或投票。

此外,如果有即時的概念需要說明,透過紙筆畫出概念圖加上實物投影機投到大螢幕也可以是不錯的方式。目前直播軟體已越來越發達,只要利用Ustream或CamStream等直播軟體,也能透過網路把手機、平板攝像頭抓到的畫面實時投影到螢幕牆上,如果想要更講究,也能自行製作簡易的固定架子,取代昂貴的實物投影機。

不過,應用新科技的同時,也要留意場地設備支援性與對觀眾便利性。比如許多簡報場地的PowerPoint維持在2010版,如使用2016版的3D模型展示效果,很可能會遇到現場電腦不支援的狀況;或簡報內放了YouTube影片連結,現場卻沒網路可用,這些都可能會影響簡報的效果。

此外,匿名投票、預先提問等互動功能,有些系統需觀眾下載APP才能使用,如觀眾沒興趣下載安裝APP,就會讓互動打折扣。

專長簡報設計教學與顧問諮詢的簡報講師彭毅弘認為,「應該思考如何讓自己去配合觀眾,會比讓觀眾配合你來得有效。」他說,老方法不一定比不上新科技,這時候如果選擇現場發放提問單,也能達成深入了解觀眾需求的互動目的。

玩特效 先想清楚簡報目的

面對各種新應用,彭毅弘和具有豐富英語口譯主持經驗的英語簡報講師黃致潔也同聲提醒,千萬不要「為用而用」,應先考慮每份簡報製作的背後目的,再來選擇適當的表現方式。像是對老闆進行業務簡報,應注重業務相關的具體數據,如果用Prezi安排太多轉場效果,就可能會適得其反。

而比起中文簡報,英文簡報因為不是以熟悉的母語進行,相對來說更需要花時間準備。大部分人會把中文簡報內容直接翻譯成英文,再就該份英文內容進行簡報。然而,黃致潔認為需要進一步調整,才能算是合格的國際簡報。

比如說中文諧音或是中文情境獨有的概念不易被外國人理解,可說是情境盲區,應在國際情境中找到對應的概念置換。就像《動物方程市》角色中的巨星瞪羚Gazelle,台灣翻譯成「志羚姊姊」,就是為了更快讓觀眾抓到意義。至於下標方面,彭毅弘分享,中文簡報期望標題下得具有概括性,但英文下標則應該突顯特色重點;他也認為,因為英文為橫向閱讀文字,因此16:9的版型又會比4:3的版型更適合。

口頭演練方面,黃致潔認為,發表人應該嘗試先用自己的方式試講一遍,並把試講內容整理成講稿,據以練習,實際上台時才能有更自然的表現。「就算使用高中程度的簡單句子都沒關係,自然的語言更能創造溝通互動的功能。」她也提醒,西方文化習慣表現得自信大方,因此開場白切忌謙虛道歉表示自己「準備不周、英文不好」。

除了慎選簡報表現方式,彭毅弘也觀察,現今數位時代聽眾普遍耐性下降,因此如何讓內容變得更加「速食」就更重要。「如果是說明一個團隊的運作,以往可能是一張情境大圖中間壓個『Team』的字樣,以十分鐘進行說明,現在我建議直接放上簡易的架構圖,並用兩分鐘說明。」概括而言,能否判斷觀眾需求,並快速提供觀眾需要的內容,絕對是簡報溝通能否成功的關鍵。

用好簡報抓眼球 專家教你這幾招

※數位應用簡報工具舉例

1. 風格化:酷炫轉場-Prezi

2. 增加互動性:Google 簡報、sli.do

3. 實物投影:利用Ustream 或CamStream 等直播軟體進行投影

※寫簡報應留心的關鍵思考

1. 目的重於形式,新應用需留意場地與觀眾適應性

2. 英文簡報忌念稿,內容須能被跨文化理解

3. 觀眾普遍耐性降低,簡報更須快狠準

看更多精彩內容詳見本期的English Career

  • English Career 2018-03-14
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