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向列車長學習!∼告知「所需時間」

打造個人最強生產力
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你 :「我有事情要報告。」

上司:「抱歉,我在忙,可以待會兒再說嗎?」

你 :「……」

有些人很不擅長跟上司攀談。

實不相瞞,我年輕的時候也有這種煩惱,不知道該如何開口,上司才願意聽我說話。不過,令人意外的是,改善說話方式的提示其實就在我們身邊。我就是在每天搭乘的通勤列車上,聽到列車長的廣播而從中獲得啟發。

「本列車將於下一站○○站等待快車通過,預計暫停行駛五分鐘。」

「本列車將於晚間六點三十分抵達中途站○○站,晚間七點十三分抵達終點站△△站。」

列車長總是很明確地告知乘客,列車暫停行駛或到站所需的時間。如此一來,乘客便能選擇如何利用這段時間,例如:

「既然列車要暫停行駛五分鐘,不如趁這段空檔打電話回公司,跟下屬交代工作的事。」

「還要一個小時才能抵達終點站呀。既然這樣,不如到下一站換搭特快車吧。」

從此以後,每次在公司要找上司或下屬討論事情,抑或有事拜託他們時,我都會告知「所需時間」。

面對上司時我會說:

「我有事情要報告,三分鐘內就能講完。」

對於下屬我則是這麼說:

「不好意思,在你正忙的時候打擾。我有事想跟你商量,可以借我十分鐘嗎?」

結果,對方的反應有了一百八十度的轉變。

上司:「既然三分鐘內就能講完,你就快點說吧。」

下屬:「好的。不過,不好意思,五分鐘後我要接待訪客,可以四點以後再談嗎?」

對方一得知不用花太多時間,便會立刻暫停手邊的工作,抑或告訴我現在不方便,請我某個時間點再過來。

「告知所需時間」的效果不只如此。

這麼做還可以提升自己的簡報能力。

告知對方「三分鐘內就能講完」。

只要養成這種習慣,自己就會設法在這段時間內,簡明扼要地向對方說明。我的上司還曾因此誇獎我:「你的簡報能力有進步呢!」

提升生產力的啟示,其實就埋藏在日常生活的動線與城市之中。請各位務必向列車長學習「告知所需時間」,並從今天做起!

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  • 打造個人最強生產力 2018-08-08
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