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在學參與國內外實習 科大生成為萬事通的會展人員

在學參與國內外實習 科大生成為萬事通的會展人員
在學參與國內外實習 科大生成為萬事通的會展人員(示意圖/達志影像)

畢業於致理科技大學的莊子萱,雖然不是讀應用英語系,但在校期間積極選修全英語會展課程,爭取海外會展實習機會,畢業後參加會展人員公開招募活動,如願到專營海外展覽的會展公司任職。多次執行國際會展專案,過程中她不斷加強專業技能與英語溝通能力,繼續提升競爭力。

莊子萱說,會展產業(MICE)類型很廣,包含企業會議型會展服務(Meeting)、提供企業客製化行程規畫的獎勵旅遊(Incentive Travel)、國際機構或團體所舉辦的國際會議(Convention),以及活動、展示會、商業類展覽(Event/Exhibition),是聚集眾多人士交流媒合的商業活動。

目前莊子萱在代理海外展覽的會展公司擔任展覽專員,職務主要是與台灣各個工會合作,帶領台灣廠商前往國外參展。

除了要協助廠商在會展前與主辦方溝通、釐清參展細節外,莊子萱還須在展覽期間帶領廠商前往當地,解決所有在國外參展遇到的臨時狀況。因此比客戶早一步了解國外參展大小事,可說是會展公司從業人員的基本工作。

找資源很重要 網路就是你的老師

「幾乎每個夥伴都是多功能的萬事通耶!」莊子萱這樣形容會展從業人員。首先英語能力是最基本的條件,從展前的前置作業開始,就必須以大量英文書信與國外相關對象溝通,這也是她英文書信能力飛速進步的關鍵,「在與各國專業人士溝通時,可以看到多種商用英文的開頭與結尾,我會記下來當作範例,靈活運用在日後的商業書信中。」

她特別分享一個自己的英文書信妙招,就是利用線上英文寫作工具「Grammarly」來檢查偵測英文書信內容,包含確認語句是否順暢和再次檢查文法與拼字有無錯誤。

莊子萱透過一次次書信往返自我練習,快速增進英文書寫能力,「這是靠Google翻譯所得不到的進步。如果只是依賴翻譯軟體,對自己沒好處。」莊子萱同時表示,透過Email溝通,一來可以減少口頭溝通的可能誤會,二來雙方都有文書紀錄可查詢。因此除非是緊急情況,否則事前聯繫時通常不會直接透過電話進行溝通。

除了英文寫作能力外,莊子萱的英語口說能力也因為這份工作大大提升,「到國外不可能不開口嘛!」她任職公司的主力市場是中東杜拜,許多參展廠商常會詢問是不是需要聘請說其他外語的現場口譯,但杜拜有多元文化背景,所以莊子萱都會告訴參展廠商,英語在當地是暢行無阻的。

在學參與國內外實習 科大生成為萬事通的會展人員
莊子萱(右)畢業後即任職會展公司,流暢的英語溝通能力是她在工作上得心應手的重要條件。(照片提供/莊子萱)

雖然英語難不倒她,但遇到特殊口音如印度腔,還是會有鴨子聽雷的感覺,「當下內心是非常痛苦的,覺得自己學英語都學了那麼久,怎麼還會無法理解,超懊惱的。」因此利用閒暇時間上YouTube看不同國籍的影片,多聽不同口音,是她努力克服口音辨識的解決之道。

除了須具備聽說讀寫的英語能力外,在國際會展公司工作還要有大量的耐心、毅力,以及解決問題的能力。會展公司扮演的是展覽主辦方和參加廠商之間的中介角色,除了要想辦法幫廠商壓低成本外,兼顧公司的利益也是重要考量點。

莊子萱的工作內容分為展覽前置階段及開展階段。展前第一步必須要主動招展,透過電話、資料庫、聯繫既有客戶和陌生開發等各種方式找到參展商。再來是要製作行銷工具,包含紙本文宣、電子文宣、公司官方網站、網路行銷圖檔等,因此使用繪圖軟體也是必要技能之一。

主辦和廠商的潤滑劑 讓海外參展變成愉快經驗

而展務服務則是包含協助展品的運輸、當地交通網路的確認、報價單的匯差計算、和合作旅行業者確認機票住宿簽證等事務、展覽補助申請、行前說明時提醒當地氣候、展館位置、各國布展所規範的安全裝備等大小事,把所有可預想到的風險降至最低,並協助廠商減少國際溝通的摩擦和縮短在國外的適應期。

籌辦會展的經驗能間接訓練到溝通能力和情緒管理能力。莊子萱曾遇過台灣廠商因不滿國外主辦方臨時變更攤位畫分而向公司索賠,過程中雙方都難免有情緒,但她仍與公司資深夥伴共同努力協商談判,最後兩方圓滿收場;而這些偶發狀況,也是這份工作具挑戰性、樂趣和迷人之處。

要辦好一個展覽需要具備多工能力,莊子萱坦言工作永遠做不完,因此她特別著重效率,「我每天早上會先列出當日工作的優先順序,並將重要事項寫入行程,同時列舉出每樣工作需要的工作天,這樣也便於向主管回報進度。」

雖然工作繁雜、大小事多如牛毛,但莊子萱還是樂在其中,並認為這個工作很適合喜歡出國趴趴走和認識多元文化的人。透過展務服務的互動過程,可以了解世界各國不同民族的習性。

莊子萱舉例,像是泰國人是不能催促的,不然常會適得其反,讓對方乾脆擺爛;過往和東南亞當地人的合作經驗告訴她,要相信時間到了進度自然就會完成。另外還有杜拜,雖然也是周休二日,但休的日期是周四和周日,加上與台灣有四小時時差,因此要考量到書信往來時效性的小細節。

在學參與國內外實習 科大生成為萬事通的會展人員
莊子萱(右一)就讀科大期間即以實習生身分,隨台灣區電機電子工業同業公會赴泰參加會展累積國際事務經驗。(照片提供/莊子萱)

積極態度加多元技能 邁向展業能手

莊子萱建議剛進入會展產業的朋友,要用良好的態度積極發問,唯有不畏發言才能學得快,尤其要掌握初入行的前三個月蜜月期,想辦法快速去找答案,遇到不懂的不要逃避,盡可能從前輩口中把所有會展知識弄懂。

此外,在執行專案過程中陸續增進技能,也是加分條件。她透過策展學習行銷概念與品牌規畫,也學會使用繪圖軟體與社群工具,掌握的技能越多,便能增加工作的效率與成效。

而英語能力也是必要條件。對於技職體系對英語較不重視的現象,莊子萱認為這其實是制度面的問題,因為在攸關升學的統測成績的計算上,專業科目加權計分高達兩倍,使得許多高職生放棄英語,轉而把時間用在加強專業科目。

她發現高職英文課不僅字彙量少、授課時間也少,單字和文法也非常基礎,基礎到老師大多會自主補充額外教材。但這也讓莊子萱從學生時代就養成積極尋求英語學習資源的習慣,透過參與英語說故事比賽、選修全英語會展講座學分、聽ICRT、空中英語教室廣播等方式提升自我英語能力。現在看來,所有曾經下過的功夫都能在這份工作中展現成果了。

About 莊子萱

出生:1997年

現職:國際展覽會議公司展覽專員

經歷:外貿協會展覽處實習、凱盟實業電商實習、2018年泰國國際電子生產設備暨微電子展實習、協助Google舉辦「Google智慧台灣計畫」論壇

學歷:致理科技大學行銷與流通管理系

英語程度:TOEIC 630分

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  • English Career 2019-12-05
關鍵字: 莊子英語能力工作展覽
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