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真正「事半功倍」的作法

真正「事半功倍」的作法
時間經濟學

●● 四象限法讓人忽略雜務。只有工作步驟「模組化」才能完美兼顧。

●● 總是推託也不是辦法。應該檢視工作步驟,停止不必要的流程。

●● 零碎時間處理「不需判斷」的工作,才是真正的高效利用。

對「四象限法則」的誤解

商管類書籍常會寫到:「應該從重要度和緊急度高的工作開始優先處理」。

乍看之下很正當、很有說服力的這個原則,其實隱藏著很大的陷阱。

商管類的書我不只會寫,也很愛讀,因此過去曾多次嘗試實行這個原則。

然而,工作仍然未能順利進行。

這是為什麼呢?

原因很簡單,因為光以重要度和緊急度這兩軸為基準,來安排優先順序,是無法改善「工作效率」的!如果只根據四象限原則來安排工作順序,反而會使自己的效率降低。

替工作安排優先順序的根本目的,就是為了在既定時間內順利完成工作。

因此,要排就要排出能使工作效率提高的優先順序!

很汗顏的是,我當下身處的狀況,正是典型的反面教材。

現在,我在撰寫本書的稿件,不過說實話,已經嚴重拖稿了。

所以,我目前手上的工作當中,重要度和緊急度最高的,就是寫出這本書的稿子。

寫這段文章的當下,時間是上午六點,我昨天晚上還寫到凌晨一點。老實說,我睡眠嚴重不足,頭痛得不得了,所以一邊吃頭痛藥一邊寫作,結果更想睡覺。

不管怎麼想,這都不是適合寫稿的狀態,所以工作效率會大幅度降低。

這就好像典型被工作追著跑的人,集中力什麼的早就沒了,但因為重要的工作沒做完,所以得留在公司加班。這是常有的狀況。

不僅如此,我之後還要到山口縣進行顧問的工作,所以必須搭新幹線到新山口站。

如果以重要度和緊急度為基準,來決定在車廂內做什麼的話,那想必就是寫稿了。

可是,如同我在第二章中所說,在新幹線的車廂內,寫作速度會減半……。

當然,我手上的工作也不只有寫這本書,所以在這樣的狀態下,也會阻礙到其

他工作。

像這樣「把工作攤在眼前、從重要且緊急的開始處理」的方法,會導致工作無法順利進行,效率也不會提升。

因此,如果不將一個月或半年、一年等長期且瑣碎的工作全部一起考量,思考該做的工作,就無法提升效率。

事情太多? 還是你老做白工?

光是優先處理重要度和緊急度高的工作,工作會無法順利進行的原因,還有另一項。

這是因為自己手上的工作量,超過自己的處理能力。

這個問題無法光靠「妥當安排優先順序」來解決。必須將工作量減少到適當的水準才行。

「不不不,就是因為沒辦法減少工作,我才會這麼辛苦啊。」對於這樣的人而言,或許閱讀本章內容的優先順序,是最高的。

當你身為有決定權、可以控制工作的管理階層,必須先做的,不是決定該做工作的優先順序,而是減少工作。說極端一點,就是決定「不做」的工作。

人類是有惰性(慣性)的生物,所以一旦實行了什麼計畫、有了什麼習慣,就無法停止了。即使發覺那是沒必要的工作,也很難停下來。

可是,不停止不必要的工作,就無法產生「時間」的資源。我在第一章也提過了,資源不足,優先順序的安排就會崩毀。畢竟沒有時間的話,也執行不了該做的工作。

讀到這裡,也有人會覺得:「我又不是管理階層,就算是沒必要的工作,也不能不做。」

當然,或許大場面的工作只有管理階層才能決定不做,但小場面的工作,要說不做就比較簡單了。

而讓這成為可能的,就是接下來要介紹的「工作的分割和重組」手法。

「工作的分割和重組」,是指將一項工作分解,分解成小單位的作業,與其他工作中相同、相近的作業,統整在一起。

這個方法能讓工作減少,同時也是能讓你跳脫重要度、緊急度雙軸限制的優先順序安排法。

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  • 時間經濟學 2018-11-08
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