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識破理論陷阱,奪回時間主導權

識破理論陷阱,奪回時間主導權
識破理論陷阱,奪回時間主導權

你會拿起這本書,其實就代表:你是一個工作能力很強的人。

因為會煩惱本書的主題「安排優先順序」的人,絕對得同時處理許多工作。

不知該說是幸運還是不幸,工作往往都會集中在工作能力強的人手邊。

如果你負責許多工作,並且因為工作處理不完而覺得「我工作能力真差」的話,那就是你的誤解了。

你不是工作能力差,只是不擅長安排工作的優先順序罷了。

一般商管類書籍所介紹的「安排優先順序的方法」,大多是「緊急度和重要度的矩陣」,也就是「四象限法則」。

將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類,從「重要且緊急」的工作開始處理。

你是否也曾聽過呢?而且應該在面對每天的工作時,想著要從緊急且重要的工作開始處理。

然而,工作還是一樣做不完,每天離開公司的時候,都已經是深夜了。

每天拚命處理接二連三飛來的工作,所以疲勞也無法消除……。

這是為什麼呢?

這點我會在本書的正式篇章中詳細解說,其實,就算照著這個矩陣來安排工作,你也無法順利處理完工作。

你應該也有這樣的經驗吧?

比如你拚命寫著明天就要截止的重要提案書。

結果,主管對你說:「之前一起商談的○○工業的佐藤先生的名片,你能不能馬上給我?」

雖然你在心中臭罵:「那種東西不會自己去找喔……」但還是說著:「請稍等。」然後從名片夾中找出負責人的名片,遞給主管。

從主管的座位回到自己的座位時,這次換成後輩問你:「這份資料是放在哪個檔案夾裡?」

你告訴他:「喔~這個啊,這是在『業務部檔案夾』中的『XX檔案夾』的……。」然後回到座位。

接著,辦公桌上貼著「△△公司的鈴木先生來電。請回電」的便條。你打了電話,發現上星期交貨的商品當中,有一部分是瑕疵品。

所幸△△公司就在開車約二十分鐘能到的地方,所以你馬上從公司裡的倉庫選了代用商品,送過去賠罪。

回到公司之後,再去向商品部提交客訴報告書,等到回過神來,已經是傍晚時分了。

明天要帶去客戶那裡的提案書,只寫了一半。

從這個時候開始,你一股腦兒埋頭努力,好不容易把提案書給寫好了,但看看時鐘,早已超過晚上十點……。

明明知道製作「重要且緊急」的提案書要最優先處理,可是其他工作不斷插隊進來,害得本來該做的工作完全沒有進度。在現實的商場上,這樣的情況很常發生。

撇開向客戶賠罪、交貨不談,以前述的矩陣來思考,像這樣插隊進來的工作,幾乎都屬於「不重要但緊急」、「不緊急也不重要」這兩類。意思就是說,優先順序應該確實比「重要且緊急」的工作低。話雖如此,我們也不能說「那個工作的優先順序很低,我現在不做」吧。

只要最優先處理重要的事情即可─基本原則是這樣沒錯。但是在現實世界中,總是會有工作插隊進來。

不僅如此,工作這檔事也不是只要把重要的事處理好就結束了。

經費結算、做報表等例行公事,以及電話應答、郵件回信、查些資料、與公司內的人溝通︙︙。連這些瑣碎的事全都做完,工作才算結束。

事情會不斷從天而降,如果只固執於重要且緊急的工作,就會使得日常庶務停滯,導致工作執行不力的下場。

「即使知道要以重要的工作為優先,不重要的工作還是非做不可」,這就是現實。

既然這樣的話,我們該怎麼辦才好呢?

那就是以有插隊進來的工作、瑣碎的工作為前提,來安排優先順序。

講得更誇張一點:安排優先順序,就是決定「現在該做什麼」。不管重要度或緊急度,在分配的時候,要讓自己能處理完手上所有工作,這樣才能使工作最佳化,獲得工作效率提升的結果。

這種時候,決斷的基準就是「時間的價值」。分配工作要能讓「現在」這個時間點的價值最大化。

舉例來說,你早上去公司最先做的工作是什麼?

很多人應該都會回答「看信跟回信」吧?

可是,在一大早的時段,頭腦最清楚,電話也不太會響。這麼想來,各位難道不覺得把這段時間撥給規劃戰略或撰寫企劃等需要專心思考的工作,價值會更高嗎?

相反的,在吃飽、想睡覺的午餐後時段,即使從事思考的工作,集中力也無法持續,事倍功半。意思就是說,即使把這段時間用在重要的工作上,其實際產出的價值也會不如預期。既然如此,還不如把這段時間分配給不需要集中力的瑣碎工作。

就要像這樣,根據時間和自己所處的環境,調整應做事情的優先順序。

自己能用於工作的時間資源是有限的。該如何將有限的時間分配給手上的所有工作呢?

讓所有可用的時間都分配著某些工作,並決定何時處理包含瑣碎事務在內的全部工作,這就是終極的優先順序安排法。如此想來,想清楚優先順序是很重要的。

聽我這麼說,應該也有很多人會萌生這樣的疑問:「那是理想狀況吧。重要的工作堆積如山,瑣碎的工作一定會推遲到之後才能做啊。」

然而,我說的並不是理想狀況。

實際上,我就是這麼做的。在我還是上班族的時候,我就靠著本書介紹的技術來安排工作順序,實現了中午十二點上班、下午五點下班。

我現在從事的是與商品開發有關的顧問、演講、寫作等各式各樣的工作。

在獨立創業之前,我在大型化學廠商「花王」(Kao)負責產品的研究開發等工作。

當時,因為有很多專案同時進行的關係,工作根本做不完。每天趕在末班車的前一刻下班,是家常便飯。

當然,我起初也是從「重要且緊急」的工作開始處理,努力提升效率,想說「就算只能快一點點也好」,可是不管怎麼做,手上的工作仍然沒有減少。

不過,在某次接受公司內業務改善講習的契機下,我認真想著:「得想辦法解決這個狀況才行。」

我試著俯瞰自己的工作之後,發現我的工作之所以會做不完,不是因為經手的專案很多,而是因為被前述的「臨時任務」及例行公事等瑣碎的工作牽著鼻子走的關係。

於是我絞盡腦汁,試圖在時間內做完包含這些工作在內的所有工作,最終想到的,就是本書介紹的安排優先順序的技術。嘗試這個「安排優先順序的方法」的結果,就是工作量沒有改變,我卻漸漸能早點回家了。

而且不可思議的是,我竟然能做出超乎以往的成果(現在想想,應該因為是將適當的工作分配給適當的時間,讓我的集中力提升,帶來好的結果)。

除此之外,公司剛好在這個時候核准了裁量勞動制(類似責任制),於是我實現了中午十二點上班、下午五點下班的生活。

順利安排工作的優先順序,讓工作的進行超乎想像地順利。聽起來或許很誇張,但我受到的震撼與影響,要說是「改變人生」也不為過。

因此,我想透過這本書講述原則、列舉各式各樣的事例,同時思考那些真的很零碎的細節。

當然,安排事物優先順序的方式會因人而異,所以各位也不需要原封不動地模仿本書的事例。只要能活用相同的思路,應該就能得到成果了。

無論在工作上還是私生活,我都希望本書能將對你而言最重要的資源─也就是「時間」─成功做到價值最大化!

二○一七年十二月 美崎 榮一郎

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  • 時間經濟學 2018-11-08
關鍵字: 時間經濟學美崎榮一郎
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