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專案效率化,關鍵在擊潰「瓶頸」

時間經濟學
專案效率化,關鍵在擊潰「瓶頸」

在決定工作的優先順序、尤其是專案等級的工作時,我希望各位能先記住一件事。

那就是思考工作的「瓶頸」(bottleneck)在哪裡。

我想絕大多數的人都知道,瓶頸顧名思義,就是「瓶子的頸部」。

各位只要想像一下葡萄酒瓶,就很好懂了─瓶子上面的部分比較細,對吧?因此,和水桶腰的牛奶瓶比起來,要從葡萄酒瓶倒出等量的液體,會比較花時間。

同樣的,分割工作後所得到的一道道工序之中,如果有一道工序不動,整體工作就都動彈不得的話,用比較簡單的說法來形容,這道讓整體工作進度變慢的工序,就叫做「瓶頸」。

不管是什麼樣的工作,一定都有其自身的瓶頸。如果能夠最優先解決這道工序,整體工作的效率就會大幅提升。

意思就是說,在為專案等級的工作安排優先順序時,重要的就是找出瓶頸,先布好局,以免被這道工序延遲進度。

本章要告訴各位的,就是找出工作的瓶頸後,該如何處理。

洞察「瓶頸」的火眼金睛

思考工作的瓶頸時,以下兩點很重要。

第一點是掌握與該工作有關的人。

專案級別的工作,無法單靠自己一個人完成。業務、企劃、開發、總務、會計……不管什麼樣的工作,都會牽涉到專案成員、同事、主管、下屬、客戶與顧客等,過程中經常會受到其他人的影響。

另一點則如同我在上一章解說的,要理解工作是「由多項作業組合而成的」,掌握各道工序。

與工作有關的人,以及構成這項工作的作業—掌握這兩點,就會知道「瓶頸」在哪裡。

好比以製作這本書為例,身為作者的我和編輯、負責書籍設計的設計師、印書的印刷公司負責人等等,都是相關人員。

而將「書籍製作」的工作簡單分解之後,就會得到下列的工序:

1.寫稿

2.進行編輯作業

3.決定書名

4.委託設計師設計內頁和裝幀

5.確認將稿子套進實際設計格式的「長條校樣」

6.確認、修正裝幀

7.提交給印刷廠

另外還有非常多細微的工序,不過大致上的流程就是這樣。

這項工作中主要的瓶頸,就在我所負責的工序,亦即「寫稿」一項。

因為如果我沒把稿子寫出來,書籍的製作就不會有任何進度。

內容沒確定,就無法決定書名。不決定書名,就沒辦法委託封面設計。

就像這樣,乍看之下似乎能分別由每個人同時並行的工作,只要掌握相關人員和工序,就可以輕易發現瓶頸所在。

又比如開會的時候,其瓶頸就在於決定開會日期的工序。

決定開會的日期看起來好像很簡單,但萬一相關人員數量眾多,或是與會者都很忙的話,就很難安排日期,在溝通上會花費很多時間。

時程一直定不下來,開會的日程不斷延後,就會導致該在這段期間有進展的作業停滯不前。

公司的重要會議日期通常會是固定的,就是為了讓這部分的溝通能夠效率化。像「每月第三個星期一」這樣定下來,就能省去往來溝通的麻煩了。

當然,我們也常會遇到在會議結束後,不當場決定下次開會的日期,反而說「日後再寫信安排、通知」。像是這樣的行為,也會創造出新的瓶頸。

因為延後「決定日期」的工序,就必須在沒有結果的郵件溝通上浪費時間。

先前已經說明過:「延後瓶頸」,會成為整體專案或工作進度大幅延遲的原因。因此在決定工作的優先順序時,先找出瓶頸,從瓶頸下手是很重要的。

抓住「流動」的瓶頸

到目前為止,我已經告訴各位工作中存在著瓶頸了,而在審視瓶頸所在的時候,還有一項重要的事。

那就是要知道「瓶頸會動」。

我在前面以製作本書的流程為例時,談到瓶頸在於我的工序,也就是寫稿。

那麼,假使我寫好了稿子,「製作本書」這個專案的瓶頸就徹底消除了嗎?

答案是「並沒有」。

在我寫好稿子之後,這次的瓶頸可能會變成「編輯作業」。就算編輯作業毫無延誤地結束,「決定書名」的工序也有可能變成瓶頸。畢竟不決定書名,就無法委託裝幀的設計。

截至這本書為止,我已經出版了超過三十本書,也經歷了幾次「書名定不下來,工作沒有進展」的情況。

就像這樣,瓶頸並不是固定的。只要狀況改變,瓶頸就會移動。

雖然先前提過,「瓶頸」一詞,顧名思義就是「瓶子的頸部」;不過實際上,還請各位把它想成「塞在庭院灑水用水管中的石頭」。水管的彎曲和水量等狀況不同,石頭的位置也會有所移動。

尤其是曠日耗時的長期專案,很容易在過程中產生新的瓶頸。因此,我們始終必須在掌握瓶頸位置的同時,安排好事務的優先順序。

當然,這不只限於書籍的製作。

商品的開發、製造、活動企劃、建構網站和戰略立案等所有的專案,也都是如此。

即使消除了一個瓶頸,前進到下一道工序之後,也會再產生新的瓶頸,例如判斷和裁決延誤、零件交期延誤、調整延誤……。

反過來想,每當專案進行到下一道工序,就先找出瓶頸並將之消除—只要重複這樣的作業,自然就能安排出最佳的優先順序。

經驗,就是你的加速器

讀到這裡,應該有很多人覺得「要找出瓶頸很難」吧?

不過,只要對該項工作有過一次經驗,想要找出其中瓶頸也會容易許多。

請各位思考一下開車前往目的地時的情況。

假設你必須在兩小時之內,從東京前往群馬縣前橋市,幾乎所有人都會選擇走高速公路。

因為大家都會從經驗得知:開車移動的時候,最大的瓶頸就是「等紅綠燈」。所以才會選擇沒有紅綠燈的高速公路。

除此之外,開車移動的時候,除了等紅綠燈之外,還存在著「塞車」這個瓶頸。因此我們會在比較少塞車的清晨出發,或是用汽車導航功能尋找替代道路,前往目的地,自然而然地選擇消除瓶頸的方法。

專案工作的思考方式也一樣。

我在二○一七年的八月二十一日,到金澤演講。

當時,參加者的反應非常好,聽眾們之間有種「我想再聽一次」的氛圍,所以我便當場決定,十二月四日再到金澤演講一次。

為什麼我會在場地和主題都還沒決定的狀態下,就下定了決心,要再去演講一次呢?

原因就是為了消除瓶頸。

演講是我主要的工作之一,而演講的首要瓶頸就在「招攬聽眾」。要想消除這個瓶頸,重點在於「初期動員」。我透過經驗得知,如果公布之後,馬上就有一定程度的人報名的話,在招攬聽眾這部分,就算是比較順利。

不管演講當下的內容有多好,演講結束後,隨著時間經過,參加者的意識和動力就會逐漸變淡。所以才要趁著參加者的動力還很高的時候─也就是當場─告知下次的演講日程。

拜此所賜,公布再次演講的訊息之後,三天內就有超過二十人報名參加。

我們回過頭來再看寫書的例子,寫書工作的第一個瓶頸,就是在出版社的企劃會議上能提案通過。如果企劃一直沒過,該企劃的寫作時間就得在無法開始的情況下等上幾個星期,長的時候甚至得等上一、兩個月。

當然,如果在會議時出版社就判斷「企劃本身很無聊,沒銷路」,編輯還在修改內容的話,那也無可厚非,不過企劃無法獲得通過的原因,往往不只如此而已。

最常見的情況就是出版社「搞不懂書籍企劃的內容是什麼」。我剛開始展開寫作生涯的時候,就經歷過幾次這樣的情況。

於是,我在和編輯開會之後,一旦決定「內容就往這個方向走吧!」我就會在幾天內將這本書的「前言」(序)先寫出來,交給編輯。

這是因為在開企劃會議的時候,最重要的,是大家能明確地想像企劃的內容。而最適合用來表達這一點的,就是「前言」了。

實際上,在這麼做之後,出版社告知我企劃是否通過的速度也變快了。

雖然,如果沒在會議上提案通過,我就等於是做了白工;但是比起為了不知道什麼時候能通過的企劃而空留時間等待,先一步提供能讓主管裁決的資料,以盡快獲得答覆,還比較方便我安排其他的計畫。

總而言之就像這樣,如果是已經有經驗的工作,我們也較能輕鬆找出並消除可能的瓶頸。

如同開車上路一般,各位也要去注意如何避開工作的「塞車」。

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  • 時間經濟學 2018-11-08
關鍵字: 瓶頸工作工序企劃專案
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