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想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面

想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面
(示意圖/達志影像提供)

請看圖表2-1,它是由菲力普.克魯騰(Philippe Kruchten)繪製,並強調了可見與不可見工作之間的差異。稍微看一下這張圖表,就能得到有意義的訊息,就像視覺語言一樣,我們看見了可見與不可見工作、與正負價值之間的關係。

想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面
圖表2-1

這張圖表是很棒的視覺化實例。它展現工作視覺化的四個要素:結構、實用度、相關性、誠實度。這就是我們讓工作有畫面時,想要達成的事情:容易看懂、精確、有意義、一眼就能看完。

一旦我們對工作有畫面,就有辦法處理那些拖延工作流的問題,替無法預料的情況創造解決方案。

當我們觀察到「視覺化訊息傳達」的影響力時,要想到另一件事:視覺空間型學習者占了總人口的2/3。當大多數的人都是用畫面思考、而非文字,能見度就很重要了。

除此之外,你也要知道,這不是後天習得的偏好,視覺空間型學習者的大腦組織,與聽覺順序型學習者(auditory-sequential learner)不同,他們用看的比用聽的還學得快。

假如你的團隊看不見工作流程與優先順序,就會有2/3的成員很痛苦。工作視覺化可以升級你的團隊,因為這樣做是與大腦合作,而非對抗它。

本節是你與你團隊工作視覺化的起點。我會討論打造看板時的不同面向,以及不同的看法與概念,讓你了解它們為什麼重要。工作視覺化是非常簡單的方法,能夠展示出我們的工作需求(所有人[包括我們自己]向我們要求的工作數量以及類型),並開始解決時間小偷的問題。

而看板法的重點,就在於你能立刻投入其中,因為它的核心非常簡單──「要做、正在做、完成」(To Do, Doing, Done)。它一目了然、完全不用解釋,你必須開始做某件事、正在做某件事、或完成某件事。任何人都能輕易打造這種直截了當的看板,並應用於所有任務或需求。

它也能夠將你的工作量(本來很難看清楚,或根本看不見)整理成一個畫面。想像一下這塊看板掛在你的辦公室,它非常簡單,卻又提供了許多資訊,你就不用跟其他人多費唇舌。任何人走近你的座位,看到這塊看板,就知道你正在忙什麼事,並了解工作處於什麼情況,而不會用問題干擾你。若要談事情的話,就約個時間快點講完吧!

以下是一目了然的看板實例。大多數的看板,都至少由「要做、正在做、完成」(或相同意思的名稱)三個欄位構成,代表工作所處的狀態,並且由工作項目卡來表示。圖表2-2中,方塊代表工作項目卡。

想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面
圖表2-2

首先,你要考慮一些事情。比方說,假如你的待辦清單跟《戰爭與和平》(War &Peace)一樣厚,那你就該問自己,真的該把所有事情都貼在看板上嗎?千萬不要。然後你的問題變成:「該砍掉哪些事情?」有些事情的優先度很低,所以在「要做」那一欄擠滿這些事情,實為不智之舉,因為它們會使你分心,無法進行最重要的工作。況且,等到你完成3~5項最優先的項目後,你的優先排序可能又變了。

那麼,哪些待辦事項可以留在看板上?要怎樣才能提供適量的能見度,給自己的團隊與組織內其他人?答案是:要看情況而定。你要視覺化的工作,取決於你做的事情,以及造成團隊極大痛苦的事物。另一個考量是,有些不確定性會影響你的團隊與公司的事業價值,所以將這些不確定性視覺化相當重要。

不確定性與事業價值,我們等到第三章再談,所以現在就專心確認你在做的事情,以及哪些事情讓你的團隊很痛苦?

你可以透過比較「工作項目的時間成本」與其「價值」,得知該放什麼工作在看板上。有些團隊不會替耗時15分鐘以下的工作製作卡片,這是滿常見的策略;不過這條規則常有個例外,至於選擇何時打破規則,就要看經驗了。

我個人覺得,若遇到風險或不確定性很高的時候,就該打破規則。工作只花10分鐘,不代表它就不重要。以下是判斷的一些準則,如果10分鐘內能完成、卻符合以下準則,那就要追蹤它。

1.只有一個人知道該怎麼做。工作視覺化能促使大家進行必要的跨團隊訓練(未知依賴型小偷)。

2.這項工作會影響其他團隊。第一章就有談到,跨團隊依賴的代價很高昂(未知依賴型小偷)。做一張卡片只要1~2分鐘,就能促進跨團隊的溝通,可說相當划算。

3.有些人最主要的工作,只耗費15分鐘。這表示,假如你不追蹤他的工作,那些工作就看不見了(WIP過多型小偷)。如果一大堆工作都看不見,他除了正常的工作量之外,其手頭正進行中的工作還會容易累積過多。

當你思考該怎麼利用這些準則,判斷哪些工作不該放在看板上、何時要破例時,你必須透過提問來釐清自己的需求。例如:你做的是哪一種工作?你的辦公桌、電子信箱、對話框中,有跳出哪些要求?清單上工作項目的優先順序為何?以下是一些例子,列出不同團隊要做的事情。

IT運營維護團隊的工作內容:

1.修復技術負債。

2.實行與升級安全措施。

3.升級與維護平臺。

4.處理緊急要求。

5.進行一般維護。

行銷團隊的工作內容:

1.計畫、協調、支援活動與大會。

2.管理內容(部落格、網路研討會、電子報)。

3.掌管公關與社群媒體。

4.搜尋引擎最佳化(SEO)與產生需求。

5.刊登內容。

6.設計排序裝置、範本、分支、簡報。

產品開發團隊的工作內容:

1.開發新功能。

2.修復Bug。

3.檢修問題。

4.優化績效。

5.改善安全性。

6.分離結構。

每個團隊都有不同的事情要做,但有時候會重疊,例如產品開發團隊幫IT運營維護團隊解決安全問題、行銷團隊幫產品開發團隊測試新功能等。我們在第二章第三節談論依賴關係的主題時,會談到跨部門的能見度。

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  • 揪出時間小偷的看板管理法 2019-05-09
關鍵字: 工作團隊事情視覺化我們
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