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重要且緊急的工作,常被臨時任務打斷?2 個祕訣,讓你不再加班連連

重要且緊急的工作,常被臨時任務打斷?2 個祕訣,讓你不再加班連連
重要且緊急的工作,常被臨時任務打斷?2 個祕訣,讓你不再加班連連(圖片來源 / Shutterstock)

管理學大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey)在《與時間有約》提出「時間管理矩陣」概念,依照緊急、重要的程度,把事情分成 4 大類別。我們都知道要優先做「重要且緊急」的工作,也不能忽視「重要但不緊急」的任務。但即便如此,還是可能忙到焦頭爛額,加班連連。

問題出在哪?日本商品開發顧問美崎榮一郎指出,人容易被「預期以外的事」打亂節奏。比如,你正準備明天要交的產品企畫書(重要且緊急),老闆卻請你跑腿、部屬也來討論問題(不重要但緊急),礙於職權、人情壓力,很難拒絕對方,影響正事進度。

因此,美崎建議,工作者安排待辦清單時,要汲取過去經驗,主動列入「可預測的臨時任務」。

舉例來說,只要推出新產品,客戶多少會反映瑕疵狀況,所以「客訴」雖然突發,卻不是不可預料的狀況。下次發布新品時,就可以預留一段時間,面對「突然」打來的抱怨電話。

第二個關鍵是效率,美崎提出「工作模組化」法則,指的是運用「生產線思維」,把一項工作分解成幾個小單位,並一次執行性質相近的內容,而不是照著原本的流程做事。

以法務人員處理機密文件為例,流程包含:

1.開會討論文件內容

2.文件歸檔

3.需要銷毀的文件放入碎紙機

一般人會視 1~3 的步驟為一道工序,總是從 1 做到 3 再重來一次。但其實每審閱一份文件,就得從座位走到碎紙機旁,累積下來也浪費不少時間。也就是說,當你把步驟 3「丟碎紙」看作一個新的單位,累積 50 份文件再一口氣銷毀,就能更有效率。

不僅如此,美崎提醒,每段時間都有不同意義,即便死線當前,在通勤、專注力較低的時候(例如午休結束)做「重要且緊急」的事,效果也不一定好,不如提前整理出「低強度」的工作,像是決定開會議程、訂出差機票、規畫下周行事曆等,安排在零碎、生產力低的時段做,妥善搭配「專注力」與「工作難易度」,自然能事半功倍。

(本文取材自《時間經濟學》,方言文化出版)

(本文經授權轉載自《經理人月刊》2019年1月號,未經授權禁止轉載。)

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  • 經理人月刊 2019-04-01
關鍵字: 工作文件時間任務流程
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