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「會議記錄」寫得好,台下默默練內功!看跨國集團資深總監教我的...

下個十年,你在哪?
「會議記錄」寫得好,台下默默練內功!看跨國集團資深總監教我的...(下個十年,你在哪?/時報出版)

剛開始做行銷的時候,不論大小會議,我總是最菜的那個人,想都不用想,肯定是我要寫會議記錄。一開始,被指派寫會議記錄讓我覺得好倒楣,上台的人大家看得到,得到滿滿的掌聲,根本不會有人去注意到是誰記錄的。記錄的人不但要準時,更要精確地把會議過程如實寫下來,還要把結論總結好。我常常辛苦的寫完寄出去後,無人讚許不說,有時甚至得面對被挑剔沒寫好、沒寫完整。

一開始,我因為對公司不熟,連要寄給哪些相關人士都不知道,對公司內部的用詞遣字也不了解,加上公司的節奏非常快,業務大哥常常念我說:「Betty Huang,妳是在孵蛋嗎?寫個會議記錄要搞多久啦!」常常工作進度已經到下個階段了,我的會議記錄卻還在磨蹭著,無法立即和大家分享。

後來,我發現就算我知道該寄給哪些人?要用哪些詞語?我也會因為擔心又被念不夠及時,而搶著發出。但常常寄出後大家好像失憶一樣,又重新在爭執點上討論,這時記錄反而像挑起了戰爭,讓大家鬼打牆似的你來我往寫信爭論。

這時,業務大哥又說話了:「Betty Huang,妳記錄個屁呀,開會和沒開一樣,不要浪費大家時間啦!」 這是因為記錄寫的邏輯不清楚,沒有把大家當時合議的結論記錄完全,反而更容易引起爭論。

之後,我學會要一面開會一面把主要的協議先記在記錄中,並且在會議上和大家確認,如果有異議可以立刻反應和協調。這樣開完會,記錄已經完成了一半以上。最重要的是,大家已經同意的結論被完整地記錄下來,也是與會人士當場同意的。開完會後,再把已經寫下的分段,按照專案需求依時間或重要性等框架排序,把結論清楚強調、下一步標明,會議結束當天就能及時順利寄出。

這下子,業務大哥這樣說了:「Betty Huang呢?等她來再開會啦,不然等一下我們先討論的也是白討論呀!」 就這樣,我從討厭寫會議記錄,到享受因為這件事而主導會議的樂趣。

其實,會議記錄就是策略性思考的基本工,一個會議往往一開就是一到兩個小時,有時候大老闆來視察時,即使一整天都被關在會議室裡,總結的時間不會超過十分鐘。做記錄的人,不但整場會議要能貫通理解內容,聽得懂與會人士的討論,更要冰雪聰明了解老闆們的意見,最後提綱挈領地還原討論的精髓,並且重點總結下一步該怎麼做。

策略性思維不就是這樣嗎?化繁為簡,從一堆討論中抓重點,在眾多的可能性中做出選擇,進而推演出下一步,在有限資源、資訊和時間中,做系統性的整理和總結。從聆聽、了解、內化到寫下記錄,甚至讓沒參與會議的人能身歷其境,進而跟進。

你必須對生意有基本了解、對數字有基礎概念、對與會人士熟稔、對總結後的結論知所輕重,這可是要打通任督二脈才可能做好的工作。

在重要會議上,老闆絕對會找一個靠譜的人來做記錄,不然就算期間討論得精采萬分,一旦沒抓到精髓的記錄寄出去後,換來的可能是一頓罵或是過目即忘,不就浪費了大家的時間和熱情參與了。有這樣的了解與認知,相信任何人擔任會議記錄時都能更坦然些。台上的人練劍耍刀,台下的人默默練內功!

本文節錄:【下個十年,你在哪?】一書

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  • 下個十年,你在哪? 2018-11-28
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