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請善用你的電子郵件──以電郵代替口頭通知或電話

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請善用你的電子郵件──以電郵代替口頭通知或電話

A的職位是庶務部部長。基本上,他總管辦公室硬體設施的大小事,只要是同事需要櫃子、發現碎紙機故障,或者高階主管的辦公室急需幾個盆栽,大家都會請求他幫忙。他很少出手搬運重物,而是會安排手下幾個壯丁做事,還得不時與設備廠商聯繫。

因為如此,A算是公司裡知名度最高的人物了。基本上,每位同事都認得他。每當庶務部部長做例行性的巡查工作,大家有機會便會跟他多聊幾句,縱使這在部分華人員工眼裡看來有混水摸魚的嫌疑。

尤其,A深受女同事喜愛。好幾次我發現幾個亞洲女同事帶著特別雀躍的心情,親自去A的座位拜託他處理要事。不過,他通常會這麼回覆:「請寫封電郵告知你的需求。」

做為關係不錯的同事,某天中午,我和A一邊吃飯一邊閒聊,享受美好的午休時光。我必須坦承,每每直視他的眼睛,我便會迷失在那由濃密睫毛與深邃眼睛所構成的迷幻宇宙裡,偶爾看得出神,不小心便漏聽幾句話。然而,這次我聽得清清楚楚,在談論工作近況的當下,他是這麼說的:「當我坐在辦公桌專心處理文件或電郵時,有的同事會走來我的座位請求幫忙。這硬生生打斷了我的工作。為什麼他們不懂得寫電子郵件,好讓我做安排?」

T是在德國長大的華人女生,她也曾經與我分享瑞士同事和亞洲上司在溝通工具偏好上的歧異。在工作上,T必須與站在第一線的瑞士業務人員聯繫,提供支援。她習慣以書寫電郵的方式聯絡同事,卻曾經招致亞洲主管的抱怨。

因為T的上司總是等不及獲得業務員方面的答案,所以就算是芝麻綠豆大的小事,他也會催促她:「妳不要寫Email,直接打電話問他就好了呀。」T拗不過主管的請求,便曾經打了幾通電話給瑞士同事。某天,在電話另一頭的同事再也忍不住騷擾,嚴正地告訴她:「不要再打了。如果有什麼事,請寫電郵通知我。我一定會找時間答覆。」

就個人觀察,遇見問題時,許多華人習慣把自己著急的事視為緊急要事,等不及立馬解決。縱使不是十萬分火急的要事,很多人卻缺乏寫電郵溝通與等待答覆的耐心,認為只要面對面或打電話跟對方說一聲,便可以馬上獲得解答。

其實,面對面或電話溝通並無法保證立即解決問題,反而可能打擾對方的工作步調。很多時候,求助的對象必須在清楚瞭解狀況及查詢資料之後,才能給予完整的答案。因此,如果我們以文字詳述需求,附上相關資料,便能協助對方知曉狀況,做最好的安排。另外,我們也得尊重求助對象的時間。對方手邊一定也有許多工作,除非緊急事件他並沒有優先處理電話詢問的義務。

面對面說話和講電話的優點是可以與求助對象直接溝通,適用於緊急事件,但是對話難以留下紀錄,不小心就會變成口說無憑。現今在商業活動裡,重大決定仍舊需要以電子郵件或白紙黑字做為憑證。在瑞士生活,我甚至發現政府機關或公司行號在公布重要資訊時,偏好寄送實體信通知居民或客戶。這實在是很老派,但也突顯了瑞士人的謹慎呀。

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  • 社畜,也可以很優雅 2019-07-18
關鍵字: 電話同事電郵工作溝通
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